公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。标准、规范的公文格式，不仅有利于公文的撰拟和制作，也有利于公文的处理和管理，对于归档和查阅利用也具有积极作用。2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号），对行政机关的公文格式做出了严格的规定和要求，对规范公文格式，提高公文质量起到了很大的作用。但仍有一些公文没有严格按照要求去做，存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，严重影响了公文的严肃性、公正性，影响了公文的质量和效能，因此，必须引起高度重视。
一、公文格式中常出现的不规范现象
（一）发文字号标准不规范。发文字号的一个重要作用就是分类存档、方便查阅。它具有特别的区分意义，一旦设置就具有了在一定范围内的唯一性和独有性。《条例》规定，“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。”在实际工作中，有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长。联合行文时，出现几个发文字号。有的单位发文字号的年份圆括号“（）”括入，而不是用规范的六角括号“〔〕”。对于字号和字体，有的用小3号有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。一些公文违反发文字号序号不编虚位（即不编为001）、不加“第”字的规定，出现“×发〔×〕OO×发”、“×发〔×〕第×号”等不规范格式。
（二）公文标题不规范。按照《条例》规定：“公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”“有些单位不规范的做法是：一是标题中标明发文机关；二是标题滥用符号。标题中使用了多种标点符号，较多的是使用逗号、顿号和书名号等。
（三）引用文号不规范。《条例》规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号”。按要求，引有公文一是要准确，不能随意简化；二是要完整。并注意排列顺序。但有些单位公文中，将其前后倒置。有的先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。书写使用应当注意必须将“发文字号”要素用圆括号括入，以标注的形式出现。例如，“据×办发〔20×〕12号文《关于×的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为“据《关于×的通知》（×办发〔20×〕12号）”。
（四）结构层次序数使用不规范。依照《条例》第二十五条第（九）项规定：“公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。“规范的结构层次序数要求，第一层为“一、”，第二层为“（二）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”而在使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒置。二是层次跳成（一）、“1、”等。
（五）成文日期标识不规范。常出现的问题：一是未有汉字将年、月、日标全，使用阿拉伯数字表达年份，如把成文日期标成“2o×”年2月1
